Was genau ist Clara und wie funktioniert der KI E-Mail Agent?

Clara ist ein KI-gestützter E-Mail Agent, der speziell für Steuerkanzleien und Lohnbüros entwickelt wurde. Der Agent verbindet sich mit Ihrem bestehenden E-Mail-Postfach (Microsoft Outlook oder Google) und verarbeitet eingehende E-Mails automatisch: Er analysiert jede Nachricht, erkennt das Thema (z.B. Krankmeldung, Lohnabrechnung, Stammdatenänderung), ordnet sie dem richtigen Mandantenordner zu und erstellt auf Wunsch einen passenden Antwortentwurf. Sachbearbeiter sparen so täglich 2–3 Stunden repetitive E-Mail-Arbeit.

Ist Clara DSGVO-konform und erfüllt die Anforderungen nach §203 StGB?

Ja. Clara wurde speziell für die strengen Datenschutzanforderungen von Steuerkanzleien entwickelt. Die Verarbeitung erfolgt auf deutschen Servern, sensible Inhalte werden anonymisiert und es besteht ein vollständiger Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) gemäß DSGVO. Clara berücksichtigt die besonderen Anforderungen des Berufsgeheimnisses nach §203 StGB.

Welche E-Mail-Anbieter und Systeme unterstützt Clara?

Clara integriert sich nahtlos mit Microsoft Outlook (über OAuth-Authentifizierung), Google Workspace und allen IMAP-kompatiblen E-Mail-Postfächern. Die Einrichtung erfolgt in wenigen Minuten – ohne IT-Umstellung oder Softwareinstallation.

Wie lernt Clara die Struktur meiner Kanzlei kennen?

Sie konfigurieren Ordner-Regeln (für die Zuordnung zu Mandantenordnern) und Tag-Regeln (für die thematische Kategorisierung). Jede Regel enthält eine Beschreibung, die der KI als Kontext dient. Clara wird mit jeder verarbeiteten E-Mail präziser. Die Konfiguration dauert etwa 15–30 Minuten.

Wie viel Zeit sparen Steuerkanzleien mit Clara?

Sachbearbeiter verbringen durchschnittlich 2–3 Stunden täglich mit E-Mail-Bearbeitung. Clara automatisiert die Zuordnung, Kategorisierung und Entwurfserstellung. Pro Mitarbeiter ergibt sich eine Zeitersparnis von 10–15 Stunden pro Woche.

Clara bietet transparente Preismodelle, die sich an der Größe Ihrer Kanzlei orientieren. Aktuelle Preisinformationen finden Sie auf clara-agent.de/preise. Sie können Clara unverbindlich testen.

Wie schnell ist Clara einsatzbereit?

Clara ist in wenigen Minuten einsatzbereit. E-Mail-Postfach verbinden, Ordner- und Tag-Regeln konfigurieren, Agent aktivieren. Keine IT-Umstellung, keine Softwareinstallation nötig.

Welche E-Mail-Typen kann Clara automatisch bearbeiten?

Clara erkennt Krankmeldungen, Lohnabrechnungen, Stammdatenänderungen, Neueinstellungen, Sofortmeldungen, fehlende Unterlagen, Beratungsanfragen und Terminanfragen. Weitere Kategorien sind über Tag-Regeln konfigurierbar.

Kann ich die automatischen Antwortentwürfe anpassen?

Ja. Für jede Kategorie konfigurieren Sie individuelle Anweisungen zu Tonfall, Standardformulierungen und spezifischen Informationen. Jeder Entwurf wird vor dem Versand von Ihrem Team geprüft.

Ist Clara eine Alternative zu DATEV SmartIT?

Clara und DATEV SmartIT adressieren unterschiedliche Bereiche. SmartIT ist eine IT-Infrastrukturlösung. Clara fokussiert sich auf KI-gestütztes E-Mail-Management. Beide Lösungen ergänzen sich und können parallel genutzt werden.

Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) für Clara?

Ja. Clara stellt einen vollständigen AV-Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO bereit, der alle Anforderungen abdeckt – einschließlich der Vorgaben für Steuerberater bezüglich §203 StGB.

Wie unterscheidet sich Clara von einem normalen E-Mail-Filter?

Klassische Filter arbeiten mit starren Regeln. Clara nutzt KI, um den Inhalt und Kontext jeder E-Mail zu verstehen – unabhängig von der Formulierung. Zusätzlich erstellt Clara Antwortentwürfe, priorisiert nach Dringlichkeit und eskaliert bei überfälligen Anfragen.

Wie sicher sind meine Mandantendaten bei Clara?

Alle Daten werden auf deutschen Servern verarbeitet. Sensible Inhalte werden anonymisiert. Die Verbindung erfolgt über OAuth – Clara hat nie Zugriff auf Ihr Passwort. Die Architektur erfüllt die Anforderungen nach §203 StGB.

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FAQ

Häufige Fragen zu Clara – dem KI E-Mail Agent für Steuerkanzleien

Q: Ersetzt Clara meine Mitarbeiter?

Nein. Clara ist ein Assistenzsystem, das Ihrem Team repetitive Aufgaben abnimmt. Ihre Sachbearbeiter behalten die volle Kontrolle: Jeder Antwortentwurf wird vor dem Versand geprüft und freigegeben. Clara sortiert, kategorisiert und bereitet vor – die fachliche Entscheidung bleibt immer beim Menschen.

Q: Funktioniert Clara mit DATEV?

Ja. Clara arbeitet parallel zu Ihrem bestehenden DATEV-Setup und erfordert keine Änderung an Ihrer DATEV-Konfiguration. Die Roadmap umfasst tiefere Integrationen mit DATEV Unternehmen Online und DATEV Stammdaten.

Alles, was Sie über die automatische E-Mail-Sortierung, Kategorisierung und Antwortentwurf-Erstellung für Ihre Steuerkanzlei oder Ihr Lohnbüro wissen müssen.

Grundlage - Was ist Clara?

Datenschutz & Sicherheit

Funktionen & Einrichtung

DATEV & Integration

Zeitersparnis & Ergebnisse

Kosten & Einstieg

Was genau ist Clara und wie funktioniert ein KI E-Mail Agent?

Clara ist ein KI-gestützter E-Mail Agent, der speziell für Steuerkanzleien und Lohnbüros entwickelt wurde. Anstatt E-Mails manuell zu sortieren und zu beantworten, übernimmt Clara diese repetitiven Aufgaben automatisch.

So funktioniert es: Clara verbindet sich mit Ihrem bestehenden E-Mail-Postfach – sei es Microsoft Outlook, Google oder ein IMAP-kompatibles System. Sobald eine neue E-Mail eingeht, analysiert der KI-Agent den Inhalt und erkennt automatisch, um welches Thema es sich handelt: Krankmeldung, Lohnabrechnung, Stammdatenänderung, fehlende Unterlagen oder Beratungsanfrage.

Basierend auf dieser Analyse ordnet Clara die E-Mail dem richtigen Mandantenordner zu, versieht sie mit passenden Tags und erstellt auf Wunsch einen Antwortentwurf im Stil Ihrer Kanzlei. Ihre Sachbearbeiter müssen den Entwurf nur noch prüfen und absenden.

Das Ergebnis: Ihr Team spart täglich 2–3 Stunden repetitive E-Mail-Arbeit und kann sich auf die fachliche Beratung und komplexe Mandantenfälle konzentrieren.

Wie unterscheided sich Clara von einem normalen Outlook-Filter oder einer E-Mail Regel?

Klassische E-Mail-Filter in Outlook arbeiten mit starren Regeln – etwa bestimmte Absender, Betreffzeilen oder Schlüsselwörter. Das funktioniert bei einfachen Fällen, stößt aber schnell an Grenzen: Mandanten formulieren ihre Anfragen unterschiedlich, Betreffzeilen sind oft unklar und der eigentliche Inhalt wird nicht berücksichtigt.

Clara nutzt künstliche Intelligenz, um den vollständigen Inhalt und Kontext jeder E-Mail zu verstehen. Der Agent erkennt beispielsweise, dass es sich um eine Krankmeldung handelt – unabhängig davon, ob im Betreff „Krank" steht oder der Mandant schreibt „Frau Müller ist heute nicht im Büro, anbei die AU".

Zusätzlich bietet Clara Funktionen, die reine Filterregeln nicht leisten können: automatische Antwortentwürfe im Kanzlei-Stil, Priorisierung nach Dringlichkeit, Eskalation bei überfälligen Anfragen und eine thematische Kategorisierung über Tag-Regeln. Das KI-gestützte E-Mail Management geht damit weit über einfache Sortierregeln hinaus.

Ersetzt Clara meine Mitarbeiter?

Nein – und das ist auch nicht das Ziel. Clara ist eine KI-Assistenz, die Ihrem Team repetitive Aufgaben abnimmt, nicht eine Lösung, die Fachkräfte ersetzt. Ihre Sachbearbeiter behalten die volle Kontrolle über jeden Vorgang.

Konkret bedeutet das: Clara sortiert, kategorisiert und erstellt Antwortentwürfe. Aber kein Entwurf wird automatisch versendet. Ihr Team prüft jeden Vorschlag, passt ihn bei Bedarf an und gibt ihn frei. Die fachliche Entscheidung bleibt immer beim Menschen.

Was sich ändert: Statt 2–3 Stunden täglich mit E-Mail-Sortierung zu verbringen, investiert Ihr Team diese Zeit in Lohnabrechnungen, Beratung und die qualifizierte Betreuung Ihrer Mandanten. Clara schafft Freiraum für die Arbeit, die wirklich zählt.

Was ist die langfristige Vision von Clara?

Clara entwickelt sich von einem E-Mail Agent zu einem umfassenden KI-Betriebssystem für Steuerkanzleien und Lohnbüros. Der E-Mail Agent ist der erste Baustein dieser Vision.

In der Endausbaustufe wird jede Aufgabe in Ihrer Kanzlei durch einen spezialisierten KI-Agent betreut: ein Agent für Neueinstellungen, einer für Krankmeldungen, einer für Stammdatenänderungen – und so weiter. Jeder Agent greift auf die relevanten Datenquellen zu (E-Mail, DATEV Unternehmen Online, Dokumente, Telefonie) und automatisiert wiederkehrende Prozesse end-to-end.

Der E-Mail Agent fungiert dabei als zentraler Trigger: Er erkennt aus eingehenden E-Mails den Prozesstyp und startet automatisch den passenden Workflow. Das Ziel ist maximale Effizienz bei voller Kontrolle – Ihre Kanzlei arbeitet schneller und präziser, ohne dass Qualität oder menschliche Aufsicht verloren gehen.

Ist Clara DSGVO-konform?

Ja. Clara wurde von Grund auf für die strengen Datenschutzanforderungen von Steuerkanzleien konzipiert. Die wesentlichen Datenschutzmaßnahmen umfassen:

‍Verarbeitung auf deutschen Servern – Alle E-Mail-Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet und gespeichert, ohne Transfer in Drittländer.

‍Anonymisierung sensibler Inhalte – E-Mail-Zusammenfassungen, die für die interne Verarbeitung genutzt werden, werden anonymisiert, um personenbezogene Daten zu schützen.

‍OAuth-Authentifizierung – Die Verbindung zu Ihrem E-Mail-Postfach erfolgt über OAuth. Clara hat zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf Ihr Passwort.

‍Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) – Ein vollständiger AV-Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO wird im Rahmen des Onboardings bereitgestellt.Weitere Details zu unseren Datenschutzmaßnahmen finden Sie in unserem Trust Center.

Wie geht Clara mit dem Berufsgeheimnis nach §203 StGB um?

Als Steuerberater unterliegen Sie dem Berufsgeheimnis nach §203 StGB. Das bedeutet, dass jede Software, die Zugang zu Mandantendaten hat, besondere Anforderungen erfüllen muss. Clara berücksichtigt diese Anforderungen umfassend:

Die Datenverarbeitung erfolgt auf deutschen Servern mit entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM). Der Auftragsverarbeitungsvertrag enthält spezifische Regelungen für die Verarbeitung von Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen. Zugriffskontrollen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen innerhalb Ihrer Organisation auf die verarbeiteten E-Mails zugreifen können.

Wir empfehlen, die Nutzung von Clara mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abzustimmen. Unser Team unterstützt Sie gerne bei Fragen zur datenschutzrechtlichen Einordnung.

Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für Clara?

Ja. Wie bei jeder Software, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO erforderlich. Dies gilt insbesondere für KI-Software im Steuerberatungsumfeld, da E-Mail-Inhalte regelmäßig personenbezogene Mandantendaten enthalten.

Clara stellt einen vollständigen AV-Vertrag bereit, der alle gesetzlichen Anforderungen abdeckt. Der Vertrag wird im Rahmen des Onboardings bereitgestellt und kann vor Aktivierung des Agents geprüft und abgeschlossen werden. Er enthält unter anderem Regelungen zu Verarbeitungszwecken, technischen und organisatorischen Maßnahmen, Unterauftragsverarbeitern und dem Umgang mit dem Berufsgeheimnis.

Wo werden meine Daten gespeichert?

Alle E-Mail-Daten, die Clara verarbeitet, werden ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert. Es findet kein Transfer in Drittländer statt. Die Infrastruktur ist auf die spezifischen Sicherheitsanforderungen von Steuerkanzleien ausgelegt und umfasst verschlüsselte Datenübertragung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits.

Details zu unserer Sicherheitsarchitektur finden Sie im Trust Center unter clara-agent.de/trust-center.

Wie richte ich Clara in meiner Kanzlei ein?

Die Einrichtung von Clara erfolgt in fünf einfachen Schritten und dauert insgesamt nur etwa 15 Minuten:

‍Schritt 1 – E-Mail-Postfach verbinden: Verbinden Sie Ihr Microsoft Outlook-, Google- oder IMAP-Postfach. Die sichere Authentifizierung erfolgt über OAuth.

‍Schritt 2 – Ordner-Regeln konfigurieren: Definieren Sie, wie Clara eingehende E-Mails den richtigen Mandantenordnern zuordnet – basierend auf Absender-Mustern, Kontextbeschreibungen oder KI-Erkennung.

‍Schritt 3 – Tag-Regeln anlegen: Erstellen Sie Kategorien für Ihre typischen E-Mail-Themen (Krankmeldung, Lohnabrechnung, Stammdatenänderung etc.). Jede Regel enthält eine Beschreibung, die dem KI-Agent als Kontext dient.

‍Schritt 4 – Antwortentwürfe aktivieren (optional): Aktivieren Sie für gewünschte Kategorien die automatische Entwurfserstellung und konfigurieren Sie Anweisungen für Tonfall und Inhalt.

‍Schritt 5 – Agent aktivieren: Starten Sie den Clara E-Mail Agent. Ab sofort werden eingehende E-Mails automatisch analysiert, sortiert und bei Bedarf mit Antwortentwürfen versehen.

Es ist keine IT-Umstellung, keine Softwareinstallation und kein aufwändiges Onboarding erforderlich.

Welche E-Mail Anbieter unterstützt Clara?

Clara unterstützt die gängigsten E-Mail-Anbieter, die in Steuerkanzleien und Lohnbüros eingesetzt werden:

‍Microsoft Outlook / Microsoft 365 – Die Integration erfolgt über OAuth-Authentifizierung. Clara arbeitet nahtlos mit Ihrer bestehenden Outlook-Ordnerstruktur.

‍IMAP-kompatible Postfächer – Für alle weiteren E-Mail-Anbieter, die das IMAP-Protokoll unterstützen.

Die Verbindung ist in wenigen Minuten hergestellt. Clara erfordert keinen Wechsel Ihres E-Mail-Anbieters und keine Änderung an Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur.

Welche E-Mail-Typen kann Clara automatisch erkennen und bearbeiten?

Clara erkennt und kategorisiert automatisch die typischen E-Mail-Typen, die in Steuerkanzleien und Lohnbüros täglich eingehen. Dazu gehören unter anderem:

‍Krankmeldungen und AU-Bescheinigungen – Der Agent erkennt, wenn ein Mandant die Arbeitsunfähigkeit eines Mitarbeiters meldet.

‍Lohnabrechnungen und Lohnanfragen – Fragen zu Gehaltsabrechnungen, Korrekturen oder Auszahlungsterminen.

‍Stammdatenänderungen – Adressänderungen, neue Bankverbindungen, Änderungen des Familienstands oder andere Personalstammdaten.

‍Neueinstellungen und Sofortmeldungen – Informationen zu neuen Mitarbeitern und die dazugehörigen Pflichtmeldungen.

‍Fehlende Unterlagen – Nachforderungen an Mandanten zu offenen Dokumenten.

‍Beratungsanfragen und Terminanfragen – Allgemeine Mandantenanfragen zur Steuerberatung.

Über konfigurierbare Tag-Regeln können Sie jederzeit weitere Kategorien definieren, die auf die spezifischen Prozesse Ihrer Kanzlei zugeschnitten sind.

Kann Clara E-Mails automatisch in Outlook-Ordner sortieren?

Ja. Die automatische Ordnerzuordnung ist eine der Kernfunktionen von Clara. Sie definieren Ordner-Regeln, die festlegen, wie eingehende E-Mails den richtigen Mandantenordnern zugeordnet werden. Dabei stehen drei Methoden zur Verfügung:

‍Pattern-basierte Zuordnung (Whitelist): E-Mails von bestimmten Absender-Adressen werden immer einem definierten Ordner zugeordnet.

‍Kontextbeschreibung: Sie beschreiben den Inhalt eines Ordners, und der KI-Agent nutzt diese Beschreibung, um E-Mails korrekt zuzuordnen.

‍KI-Inferenz: Clara erkennt den Mandantenbezug automatisch aus dem E-Mail-Inhalt – auch ohne explizite Regel.

So wird Ihr Posteingang automatisch organisiert und jede E-Mail landet im richtigen Mandantenordner – ohne manuelles Verschieben in Outlook.

Wie funktionieren die automatischen Antwortentwürfe?

Die automatische Entwurfserstellung ist pro Tag-Regel (Kategorie) konfigurierbar. Wenn Sie die Funktion für eine Kategorie aktivieren – z.B. für Krankmeldungen – erstellt Clara für jede eingehende E-Mail dieser Kategorie automatisch einen Antwortentwurf.

Sie können für jede Kategorie individuelle Anweisungen hinterlegen: Tonfall (formell oder persönlich), Standardformulierungen, spezifische Informationen, die immer enthalten sein sollen, und Handlungsanweisungen. Clara nutzt diese Anweisungen zusammen mit dem E-Mail-Kontext, um einen passenden Entwurf zu generieren.

Kein Entwurf wird automatisch versendet. Ihr Team prüft jeden Vorschlag, passt ihn bei Bedarf an und gibt ihn manuell frei. So kombinieren Sie die Geschwindigkeit der KI mit der Sorgfalt Ihrer Fachkräfte.

Was passiert, wenn Clara eine E-Mail nicht zuordnen kann?

Clara ist darauf ausgelegt, auch bei uneindeutigen E-Mails transparent zu handeln. Wenn der Agent eine E-Mail nicht sicher zuordnen kann, wird sie nicht willkürlich einsortiert, sondern in einem separaten Bereich für manuelle Bearbeitung bereitgestellt.

Zusätzlich verfügt Clara über ein Eskalationssystem: E-Mails, die seit einer konfigurierbaren Anzahl von Tagen unbeantwortet sind, werden automatisch als eskaliert markiert und in einer Übersicht hervorgehoben. So stellen Sie sicher, dass keine Mandantenanfrage verloren geht – auch nicht bei Krankheit, Urlaub oder hohem Arbeitsaufkommen.

Durch jede manuell korrigierte Zuordnung lernt Clara dazu und wird bei ähnlichen E-Mails in Zukunft präziser.

Funktioniert Clara mit DATEV?

Ja. Clara ist so konzipiert, dass es sich nahtlos in den Kanzleialltag mit DATEV einfügt. Der E-Mail Agent arbeitet unabhängig von Ihrer DATEV-Installation und erfordert keine Änderung an Ihrer bestehenden DATEV-Konfiguration.

Aktuell konzentriert sich Clara auf das E-Mail Management parallel zu DATEV. Die Roadmap umfasst tiefere Integrationen mit DATEV Unternehmen Online und DATEV Stammdaten, um Workflows wie Neueinstellungen, Krankmeldungen und Stammdatenänderungen direkt mit Ihren DATEV-Daten zu verknüpfen und end-to-end zu automatisieren.

Clara ergänzt Ihr DATEV-System – es ersetzt es nicht.

Ist DATEV eine Alternative zu DATEV SmartIT?

Clara und DATEV SmartIT adressieren unterschiedliche Bereiche. DATEV SmartIT ist eine umfassende IT-Infrastrukturlösung, die Kanzleien eine sichere, verwaltete IT-Umgebung bereitstellt – inklusive Betriebssystem, Software-Bereitstellung und Datensicherung.

Clara fokussiert sich gezielt auf einen spezifischen Engpass: die KI-gestützte Automatisierung des E-Mail-Managements. Das umfasst die intelligente Sortierung, thematische Kategorisierung und automatische Entwurfserstellung für Mandantenkommunikation.

In der Praxis ergänzen sich beide Lösungen: DATEV SmartIT stellt die IT-Infrastruktur bereit, Clara automatisiert die E-Mail-Bearbeitung innerhalb dieser Infrastruktur. Es ist kein Entweder-oder – Clara funktioniert parallel zu jeder bestehenden DATEV-Umgebung.

Cann ich Clara mit Microsoft 365 nutzen?

Ja. Clara integriert sich nahtlos mit Microsoft 365 und Outlook. Die Verbindung erfolgt über die offizielle Microsoft OAuth-Authentifizierung, was bedeutet: Clara hat zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf Ihr Passwort. Die Integration nutzt die bestehende Outlook-Ordnerstruktur Ihrer Kanzlei. Alle Microsoft 365-Sicherheitsrichtlinien Ihrer Organisation bleiben vollständig erhalten.

Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten: Sie autorisieren Clara in Ihrem Microsoft 365-Konto, und der Agent beginnt sofort mit der Verarbeitung eingehender E-Mails.

Viele Steuerkanzleien in Deutschland nutzen Microsoft 365 als E-Mail-Plattform – Clara wurde speziell für diesen Einsatzkontext entwickelt.

Wie viel Zeit verbringen Sachbearbeiter:innen in Steuerkanzleien täglich mit E-Mail-Kommunikation?

Sachbearbeiter in Steuerkanzleien und Lohnbüros verbringen durchschnittlich 2–3 Stunden pro Tag mit der Bearbeitung von E-Mails. Diese Zeit verteilt sich auf das Lesen und Verstehen eingehender Nachrichten, das manuelle Sortieren und Zuordnen zu Mandantenordnern, das Beantworten wiederkehrender Rückfragen (fehlende Unterlagen, Stammdaten, Krankmeldungen) und das Nachverfolgen unbeantworteter Anfragen.

Hochgerechnet bedeutet das: Pro Mitarbeiter gehen 10–15 Stunden pro Woche für repetitive E-Mail-Arbeit verloren. In einer Kanzlei mit fünf Sachbearbeitern sind das 50–75 Stunden wöchentlich, die für qualifizierte fachliche Arbeit fehlen. Clara automatisiert genau diese Aufgaben und gibt Ihrem Team diese Zeit zurück.

Wie hilft Clara gegen die E-Mail-Flut in Steuerkanzleien?

Die E-Mail-Flut ist eines der größten Produktivitätsprobleme in Steuerkanzleien. Hunderte E-Mails pro Tag von Mandanten, Behörden und internen Absendern überfordern selbst gut organisierte Teams. Clara löst dieses Problem an der Wurzel, indem der KI-Agent die drei zeitintensivsten Aufgaben automatisiert:

‍Sortierung: Jede eingehende E-Mail wird automatisch dem richtigen Mandantenordner zugeordnet. Kein manuelles Verschieben mehr.

‍Kategorisierung: Clara erkennt das Thema jeder E-Mail (Krankmeldung, Lohnabrechnung, Stammdatenänderung etc.) und versieht sie mit passenden Tags. So sehen Sie auf einen Blick, was dringend ist.

‍Antwortentwürfe: Für wiederkehrende Anfragen erstellt Clara automatisch passende Entwürfe. Ihr Team prüft nur noch und sendet ab.Das Ergebnis: Statt sich durch einen überfüllten Posteingang zu kämpfen, arbeiten Ihre Sachbearbeiter mit einem strukturierten, priorisierten Überblick. Die E-Mail-Flut wird beherrschbar – und Ihr Team gewinnt täglich Stunden zurück.

Dokumentenüberprüfung: Anhänge wir Personalfragebögen oder Arbeitsverträge können direkt durch Clara auf Vollständigkeit überprüft werden. Falls benötigte Daten fehlen oder fehlerhaft sind (z.B. fehlerhafte IBAN) erwähnt Clara dies direkt im Antwortentwurf.

Übersetzung: Falls Mandanten in anderen Sprachen kommunizieren (Englisch, Japanisch, Spanisch, etc...) kann Clara die Antwort direkt in der Landessprache des Mandanten erstellen und bspw. ebenfalls eine Übersetzung in Deutsch mit angeben.

Werden die Antwortzeiten gegenüber Mandanten schneller?

Ihre Sachbearbeiter können den fertigen Entwurf innerhalb von Minuten prüfen und absenden, statt die Antwort von Grund auf zu formulieren. Zusätzlich sorgt das Eskalationssystem dafür, dass keine Anfrage unbeantwortet bleibt. Mandanten erleben schnellere Rückmeldungen, was Zufriedenheit und Vertrauen in Ihre Kanzlei stärkt.

Kann ich Clara testen, bevor ich mich festlege und zahle?

Ja. Wir bieten Steuerkanzleien und Lohnbüros die Möglichkeit, Clara in einem unverbindlichen Pilotprojekt zu testen. In einem ersten Schritt vereinbaren Sie einen kostenlosen Beratungstermin, in dem wir Ihnen Clara live demonstrieren und gemeinsam besprechen, wie der E-Mail Agent in Ihrem konkreten Kanzleialltag eingesetzt werden kann.

Anschließend richten wir Clara in wenigen Minuten für Ihr Postfach ein, und Sie können den Agent im Echtbetrieb testen. So sehen Sie direkt, wie viel Zeit Ihr Team mit der automatischen E-Mail-Sortierung, Kategorisierung und Entwurfserstellung spart – bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Welche Kanzleigröße eignet sich für Clara?

Clara eignet sich für Steuerkanzleien und Lohnbüros jeder Größe. Besonders profitieren Teams mit mehreren Sachbearbeitern, die täglich ein hohes E-Mail-Aufkommen bewältigen müssen. Je mehr E-Mails täglich eingehen, desto größer ist die Zeitersparnis.

Aber auch kleinere Kanzleien profitieren: Wenn Sie als Steuerberater oder Sachbearbeiter alleine arbeiten und täglich Dutzende E-Mails von Mandanten bearbeiten, gibt Ihnen Clara die Zeit zurück, die Sie für fachliche Arbeit und Mandantenbetreuung brauchen.

Im Beratungstermin besprechen wir gemeinsam, wie Clara für Ihre spezifische Kanzleistruktur den größten Mehrwert bringt.

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